Smetta di fare la stessa cosa ogni martedì.
Ogni azienda ha lavori fatti a mano perché nessuno ha mai trovato il tempo di smettere di farli a mano: l’esportazione settimanale, il promemoria che qualcuno deve ricordarsi di mandare, gli stessi tre campi copiati tra due sistemi. Ognuno è piccolo. Insieme sono un part-time per cui nessuno è stato assunto.
- Parte dal suo processo reale
- Gli errori fanno scattare un allarme
- Nulla inviato a suo nome senza approvazione
Non robot. Regole che si eseguono da sole.
Automatizzare significa mettere per iscritto una decisione che la sua azienda già prende — «quando un lavoro è segnato come completato, emetti la fattura e inviala al cliente» — e farla prendere a un software sempre allo stesso modo, alle tre di notte, il giorno in cui chi lo fa di solito è in ferie. Il valore non è la velocità. È che succede ogni volta, cosa che nessun processo umano riesce a garantire a lungo.
- Il passaggio che nessuno dimentica, perché nessuno deve ricordarlo
- Lo stesso risultato, chiunque sia di turno
- Una traccia di cosa è stato eseguito, quando e cosa ha fatto
- Lavoro che prosegue fuori dall’orario d’ufficio
- Tempo restituito al personale per ciò che richiede una persona
Il lavoro che non dovrebbe essere lavoro
Se un compito non richiede giudizio e si ripete più di una volta al mese,
è un candidato.
- Le stesse cifre esportate da un sistema e digitate in un altro
- Un promemoria che parte solo se una certa persona se ne ricorda
- Fatture emesse a mano con informazioni già presenti nel sistema
- Report montati ogni mese allo stesso modo, a mano, dalle stesse fonti
- Sollecitare approvazioni via email e perdere il conto di chi ha risposto
- Nessuno si accorge che un lavoro è fallito finché un cliente non lo segnala
Come diventa una volta automatizzato
- I dati passano da soli tra i sistemi, in un formato definito
- Il promemoria parte puntuale, a chi ricopre quel ruolo oggi
- Fatture emesse dal record che c’era già
- Il report è nelle caselle giuste prima che qualcuno lo chieda
- Approvazioni inoltrate, registrate e sollecitate senza che nessuno debba sollecitare
- Un errore fa scattare un allarme da noi, non un reclamo di un cliente
Automatizzare un processo sbagliato non lo corregge. Lo rende sbagliato più in fretta e in modo più costante. Prima guardiamo il processo.
Cosa automatizzano per primo le aziende
Processi programmati
Tutto ciò che ha un calendario: importazioni notturne, report settimanali, fatturazione mensile, esportazioni di fine trimestre.
Notifiche e promemoria
Un rinnovo in arrivo, un documento in scadenza, un lavoro non assegnato da due giorni — comunicato alla persona giusta finché conta ancora.
Spostare dati tra sistemi
Dal sito al CRM, dal CRM alla contabilità, dagli ordini al magazzino. Una volta, bene, invece di ribattere.
Approvazioni e via libera
Una richiesta inoltrata a chi deve approvarla, registrata quando lo fa e sollecitata quando no.
Documenti generati
Preventivi, fatture, certificati e report creati dai dati già presenti, nel suo formato.
Ingressi e uscite
Le undici cose che succedono quando un cliente si iscrive o qualcuno del personale se ne va, senza dimenticarne nessuna.
Controllo e pulizia dei dati
Duplicati segnalati, campi mancanti evidenziati e un controllo che due sistemi concordino ancora.
Archiviazione
Documenti nominati, salvati e conservati secondo una regola, non secondo chi li ha salvati.
La maggior parte deve leggere o scrivere nel sistema di qualcun altro, ed è per questo che automazione e integrazione API arrivano di solito come un unico progetto.
Come lo facciamo, e cosa non faremo
Come si costruisce un’automazione
- Mappiamo il processo come funziona davvero, non come lo descrive il manuale
- Diciamo quali parti conviene automatizzare e quali devono restare umane
- È costruita per essere rieseguita in sicurezza, così un nuovo tentativo non può duplicare il lavoro
- Ogni esecuzione è registrata: cosa ha fatto, su cosa e quando
- Gli errori avvisano qualcuno invece di passare inosservati
- Una modalità di prova quando le conseguenze la giustificano
- Tutto ciò che viene inviato a un cliente è concordato prima con lei
- Può vedere cosa sta facendo, e spegnerla
Cosa non automatizzeremo
- Una decisione che richiede giudizio, travestita da regola
- Messaggi inviati in massa ai suoi clienti senza il loro consenso
- L’estrazione di dati da un servizio in un modo che i suoi termini vietano
- Un processo che nessuno sa spiegare — lo mapperemo prima con lei
- Qualsiasi cosa che sposti denaro senza l’approvazione di una persona
- Un rimedio per un difetto del sistema che andrebbe semplicemente corretto
Un’automazione che invia email o messaggi ai clienti deve rispettare il consenso e le regole di marketing vigenti. Noi costruiamo l’invio; la lista e il consenso sono suoi.
La differenza tra un’automazione e una bomba a orologeria
Un’automazione che nessuno sorveglia non le fa risparmiare lavoro — lo rimanda. Ecco cosa decide quale delle due ha.
Un registro di ogni esecuzione
Cosa è stato eseguito, quando, cosa ha toccato e cosa ha deciso. La prima cosa che le serve quando qualcosa non torna.
Gli errori si fanno sentire
Un lavoro che fallisce genera un avviso. Il silenzio significa che ha funzionato, e vale qualcosa solo se l’errore fa rumore.
Sicura da rieseguire
Fatta in modo che eseguirla due volte non invii due volte l’email né emetta due volte la fattura — perché prima o poi verrà eseguita due volte.
Limiti e protezioni
Tetti ragionevoli a ciò che un’esecuzione può fare, così un dato sbagliato non diventa duemila email.
Visibile per lei
Una schermata che mostra cosa è programmato, cosa è stato eseguito e cosa è fallito — non una scatola nera che vediamo solo noi.
Un interruttore
Ogni automazione può essere spenta senza un rilascio, da lei, subito.
Mapparlo, poi automatizzarlo
1. Osservare il processo
Ciò che succede davvero, comprese le eccezioni e la parte che qualcuno fa a memoria. È qui che si trova la maggior parte del valore.
2. Decidere cosa automatizzare
Non tutto. I passaggi senza giudizio, e un passaggio chiaro a una persona per quelli che lo richiedono.
3. Prima semplificare
Un processo con un passaggio superfluo deve perdere quel passaggio, non guadagnare un’automazione.
4. Costruirla in sicurezza
Registrata, rieseguibile, con avvisi di errore e spegnibile — prima di affidarle qualcosa che conta.
5. Farla girare in parallelo
Nei primi cicli gira accanto al processo manuale e i due vengono confrontati. Poi quello manuale si ferma.
6. Sorvegliare e adattare
I processi cambiano. Un’automazione mai rivista diventa una regola che la sua azienda non segue più.
Le automazioni hanno bisogno di un responsabile
Qualcosa da cui dipende cambierà — un fornitore modifica un formato di file, una password scade, un sistema viene aggiornato. Quando succede l’automazione si ferma, e qualcuno deve accorgersene. È a questo che serve l’accordo di assistenza.
- Avvisi di errore monitorati
- Storico delle esecuzioni rivisto
- Modifiche quando cambia il suo processo
- Credenziali e integrazioni aggiornate
- Nuove automazioni, con preventivo prima
- Una persona di riferimento che conosce la sua configurazione
Domande sull’automazione
Cosa dovremmo automatizzare per primo?
Il compito fatto più spesso, dal maggior numero di persone, con meno giudizio. La frequenza conta più della durata: un lavoro di due minuti fatto quaranta volte a settimana è un candidato migliore di uno di mezza giornata fatto due volte l’anno.
Un test utile: se due persone del personale lo farebbero in modo identico, è una regola, e le regole si possono automatizzare. Se lo farebbero in modo diverso ed entrambe avrebbero ragione, serve una persona.
È intelligenza artificiale?
Di solito no, ed è voluto. La maggior parte dell’automazione aziendale è un insieme di regole che devono essere giuste ogni singola volta — emettere la fattura, inviare il promemoria, spostare il record — e le regole sono lo strumento giusto, perché sono prevedibili, verificabili e spiegabili quando qualcuno chiede perché.
Quando un lavoro richiede davvero di leggere testo non strutturato o classificare qualcosa di ambiguo, un modello linguistico può essere il componente giusto, con una persona che verifica il risultato prima che abbia conseguenze. Le diremo quale dei due è il suo caso, e non aggiungeremo l’IA a un processo che non ne ha bisogno.
Usate strumenti come Zapier o Make?
Sono bravi in ciò che fanno, e se uno di loro risolve il suo problema per pochi euro al mese glielo diremo invece di preventivare uno sviluppo. Il lavoro su misura ha senso quando la logica è più complessa di quanto quegli strumenti esprimano in modo pulito, quando il volume rende costoso il prezzo per attività, o quando il processo è così centrale che non vuole che viva in un account di terzi.
Cosa succede quando un’automazione fallisce?
Avvisa. Ogni automazione che costruiamo registra cosa ha fatto e fa scattare un allarme quando non riesce a completare, perché l’errore pericoloso è quello silenzioso — il lavoro che si è fermato a marzo e di cui ci si è accorti a giugno.
Dove ha senso, le esecuzioni fallite vengono ritentate in automatico, e sono costruite in modo che un nuovo tentativo non possa duplicare ciò che il primo ha già fatto.
Sostituirà del personale?
È una sua decisione, non nostra, ed è giusto essere chiari. Nelle aziende con cui lavoriamo, l’automazione di solito assorbe lavoro che veniva infilato nelle serate e nei sabati, più che eliminare un ruolo — ma non faremo finta che non abbia mai quell’effetto da nessuna parte.
Potete automatizzare qualcosa in un software che non abbiamo creato noi?
A volte. Dipende tutto dal fatto che quel software offra un’API, un’esportazione affidabile o un accesso documentato. Se lo offre, è una questione di integrazione. Se non offre nulla, glielo diremo onestamente invece di costruire qualcosa di fragile che legge lo schermo.